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Versionenverwaltung

erscheint am 06.06.16

Fachbeiträge

Dokumentenorganisation

06.06.09

Ausganslage
Laut dem deutschen Fraunhofer Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation IAO versteht man unter Dokumentenmanagement das Scannern, Verwalten, Weiterleiten, Ablegen, Archivieren, Suchen und Abrufen von Dokumenten.
Die heute erhältlichen Systeme decken diese Anforderungen ab und bieten häufig noch viele weitere Features. Der System-Fokus liegt vor allem beim Poweruser, der Rechnungen, Lieferscheine, Rapporte usw. in hohen Volumen ablegen (einscannern) muss.
Dokumente entstehen aber auch in anderen Bereichen einer Firma. In der Entwicklung, der Arbeitsvorbereitung, der IT-Abteilung (um nur ein paar Beispiele zu nennen) werden Konzepte, Pflichtenhefte, Anleitungen erstellt oder Netzwerkinfrastrukturen dokumentiert. Diese paar zusätzlichen Dokumente kann ein DMS natürlich problemlos auch aufnehmen. Dennoch soll dieser Fall hier etwas ausgeleuchtet werden.
Das Problem liegt für diese Anwendergruppe häufig auf der kommerziellen Seite. Wenn pro User und Monat ein knapp 3-stelliger Lizenzkosten-Betrag aufgewendet werden muss, um durchschnittlich 2x ein Dokument abzulegen und vielleicht 10x etwas zu öffnen, führt das sehr schnell zu berechtigten Diskussionen über Aufwand und Ertrag und dann häufig dazu, dass für diese NON-PowerUser Gruppe kein DMS zur Verfügung steht.

Was braucht es, um ein Dokument ablegen und wieder finden zu können?
Ob nun ein DMS verfügbar ist oder nicht, in jedem Fall braucht es ein Konzept in welchem die wichtigsten Punkte festgelegt werden. Was wichtig ist, hängt von der Anwendung ab und kann unterschiedlich sein. Die unten stehende Auflistung soll nur als Initialzündung verstanden werden:
- welche Doks gehen ins DMS; nur frei gegebene Doks oder auch solche die in Bearbeitung sind
- was passiert mit Doks aus nicht Microsoft Programmen wie CAD etc.
- was für Dateiformate werden abgelegt (original und immer auch pdf?)
- wie werden Zugriffsrechte geregelt, dürfen nur einige wenige speichern
- dürfen alle User alle Dokumente lesen, wenn nein braucht es User-Gruppen um Rechte vergeben zu können
- wie sollen die Doks wieder gefunden werden können, über die Struktur, Schlagworte, Volltextsuche, Produkt, Projekt, ...
- wo wird die Versionen-History gepflegt, im Dokument selber oder im DMS
- gibt es Regeln für den Dokumentennamen und die Version
- gibt es Regeln für den Filenamen
- wie ist das Backup organisiert

Steht das Konzept, braucht es noch einen Prozess in den das ganze eingebetet wird.

Braucht es nun für NON-PowerUser ein DMS?
Solange nicht sehr grosse Mengen von Dokumenten verwaltet werden müssen, ist ein DMS-System eine Komforteinrichtung. Eine Dokumentenverwaltung kann auch schon mit ein paar klar formulierten Regeln funktionieren. In beiden Fällen, mit oder ohne DMS, braucht es ein gutes Konzept (und etwas Disziplin).

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